Så hanterar SvaraSara personuppgifter

Vem ansvarar för personuppgifterna?

• Du som kund är personuppgiftsansvarig för uppgifter om dina inringare.
• SvaraSara är personuppgiftsbiträde och behandlar dessa uppgifter enligt dina dokumenterade instruktioner och gällande lag.
• NXT Vizion AB är personuppgiftsansvarig för egna konto-, avtals-, fakturerings- och säkerhetsuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlas?

När någon ringer till din verksamhet via SvaraSara kan följande uppgifter behandlas:

• röstupptagningar (samtal)
• telefonnummer
• rå och redigerad transkriberad text av samtalet
• boknings- och kontaktuppgifter som lämnas under samtalet
• AI-genererade sammanfattningar, åtgärdspunkter och samtalsmetadata

Vi behandlar endast den data som krävs för att leverera tjänsten.

Varför behandlas uppgifterna?

Personuppgifter behandlas för att:

• ta emot och hantera inkommande samtal
• transkribera och sammanfatta samtal
• möjliggöra bokningar, meddelanden och analys

Du ansvarar för att det finns laglig grund för behandlingen (t.ex. samtycke eller berättigat intresse) och för att informera inringare om att de pratar med en AI och om samtal spelas in.

Hur länge sparas uppgifterna?

SvaraSara tillämpar fasta och restriktiva gallringstider:

Du kan alltid välja kortare lagringstider via kontrollpanelen.

Var lagras datan?

Vår primära applikations- och databaslagring är konfigurerad inom EU/EES. För telefoni, AI-bearbetning, betalning och felsökning använder vi underbiträden som kan behandla uppgifter globalt eller från land utanför EU/EES. När en sådan överföring sker använder vi en giltig överföringsmekanism, normalt EU:s standardavtalsklausuler, och kompletterande säkerhetsåtgärder där det krävs.

Om Gemini Live-transkribering aktiveras skickas samtalsljud i realtid till Google Clouds globala Vertex AI-endpoint. En global endpoint innebär inte regional isolering. Sessionsåterupptagning är avstängd och vi instruerar inte Google att använda kunddata för modellträning. Leverantörens begränsade tekniska cache- eller säkerhetsloggning regleras av leverantörens villkor och vårt avtal med leverantören.

Hur skyddas personuppgifterna?

Vi använder branschpraxis för informationssäkerhet, inklusive:

• kryptering av data under överföring och lagring
• strikt behörighetsstyrning
• loggning av åtkomst
• kontinuerlig säkerhetsövervakning

Använder SvaraSara underleverantörer?

Ja. För att leverera tjänsten använder vi betrodda underbiträden (t.ex. moln- och telekomleverantörer). Alla underbiträden omfattas av skriftliga dataskyddskrav. En aktuell namngiven förteckning, behandlingsplats och överföringsskydd finns i vår DPA. Se vår fullständiga DPA för mer information.

Dina rättigheter

Registrerade kan ha rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning, invändning och dataportabilitet samt rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten. Inringare ska i första hand kontakta verksamheten de ringde; vi bistår kunden med att hantera begäran.

Vad händer vid en incident?

Om en personuppgiftsincident skulle inträffa:

• informerar SvaraSara dig utan onödigt dröjsmål
• bistår vi dig så att du kan uppfylla din anmälningsskyldighet till IMY inom 72 timmar

Vad händer med datan om SvaraSara säljs?

Vid en eventuell försäljning, fusion eller omstrukturering kan kunddata överföras till en ny ägare endast för att tjänsten ska kunna fortsätta fungera, och alltid i enlighet med GDPR och med samma skyddsnivå som tidigare.